FileMaker HubSpot Webhook-Anbindung – Live-Integration in FileMaker via Admin-AP

Wie kann man Stammdaten, die in HubSpot geändert werden, auch sofort nutzen. Wir zeigen, wie sich das über Webhooks realisieren lässt.

Ein Fall, der in der Praxis ständig vorkommt. Datenänderung, die User in HubSpot vornehmen, sollen die Stammdaten in einer FileMaker Datenbank ändern – und zwar in Echtzeit.

Suboptimale Lösung
Wir rufen über die HubSpot API geändert Datensätzen auf und ändern diese in FileMaker. Das Problem bei diesem Vorgehen: Die Daten werden in der Datenbank nicht in Echtzeit geändert. Dadurch ist es nicht möglich, zum Beispiel eine Kunden-Adresse in HubSpot zu ändern und anschließend eine Rechnung in FileMaker zu erstellen. Aber genau das ist es, was man im alltäglichen Büroleben häufig braucht.

Die bessere Lösung …
funktioniert genau anders herum. Wir rufen die Daten nicht ab, sondern HubSpot informiert unsere Datenbank direkt, wenn sich etwas bei Ihnen Stammdaten geändert hat. Dazu bietet HubSpot sogenannte „Webhooks“ an. Das Prinzip ist relativ einfach: Ändert sich ein Datensatz, ruft HubSpot eine definierte URL auf und übergibt die Daten, via POST Payload, in einem JSON Objekt. Da wir leider nicht kontrollieren können, was bzw. wie HubSpot die Informationen an die URL sendet, müssen wir uns an deren Vorgaben und Struktur halten. Das bedeutet eine direkte Anbindung an die Data-API von FileMaker funktioniert nicht. Wir brauchen also eine Zwischenstelle.

Ich habe hier verschiedene Möglichkeiten ausprobiert: Zum Beispiel mit einem MBS RAW-TCP-Socket, der auf URL-Aufrufe reagiert. Das hat leider viele Nachteile: Das Script muss praktisch auf dem Server gestartet werden und immer in Schleife laufen (sonst beendet es sich und der Socket wird geschlossen).
Außerdem gibt es hier ein Problem: HubSpot schickt die Daten nur verschlüsselt via HTTPS. Eine MBS’HTTPS‘-TCP-Integration gibt es leider (noch) nicht.
Deshalb meine Überlegung: Wir setzen ein PHP-Script auf einem Apache-Web-Server auf, das die URL bereitstellt. Erst habe ich hier an die Data-API gedacht: Token holen und Daten in Datenbank schreiben. Aber dabei entsteht das gleiche Problem wie mit der klassischen API-Variante. Die Daten werden nicht aktuell verarbeitet. Außer wir schreiben die Logik auch in PHP.

Aber warum das Rad neu erfinden?
Eine ausgezeichnete Lösung existiert ja schon in FileMaker als Script? Und seien wir mal ehrlich – wer will seine FileMaker Scripts nach PHP migrieren.

Wie also die Daten an FileMaker übergeben, aber die Logik in FileMaker bestehen lassen und auch noch sofort verarbeiten? Eigentlich ganz einfach: Admin-API! Jeder FileMaker Entwickler hat schon einmal die Data-API benutzt oder von ihr gehört. Aber nur wenige setzen die Admin-API, die der FileMaker Server und die Cloud bereitstellen, auch ein. Dabei ist es mit ihr unteren anderen möglich Zeitpläne zu erstellen und zu verwalten.

Zeitpläne

Gewöhnlich führen Zeitpläne FileMaker Scripts zu bestimmen Zeiten aus. Beispiele aus dem Alltag sind der Import von externen Datenbanken oder Datenverarbeitung über Nacht. Diese Scripts laufen dann, wie Serverscripts, auf dem Server bzw. der Cloud. Ausführungszeit, Datenbank, User, Kennwort, Script und Parameter sind statisch im Zeitplan hinterlegt.

Mit der Admin-API kann man einen solchen Zeitplan als JSON definieren und auf der Cloud anlegen. Soweit, so Standard … Sicherheit.

Nutzen wir diesen Mechanismus zu unserem Vorteil

Wir kreieren einen Zeitplan zur Laufzeit innerhalb des PHP- Skriptes. Der FileMaker-Skript-Parameter wird dynamisch gesetzt, und zwar mit dem Inhalt, das uns HubSpot als POST-Request Payload übergeben hat. Das Script bekommt ein utopisch-Startdatum (zum Beispiel 2030), damit es nicht von selbst startet und doppelte Datensätze erzeugt. Nun starten wir das Script über die Admin-API „manuell“.

Wichtig! Aufräumen nicht vergessen: angelegten Zeitplan wieder löschen.